Dipartimento Sport: procedure standard e rispetto dei tempi obiettivi prioritari per la dirigenza

Questa che vedete è la lettera che segna la svolta nell’impostazione dei lavori degli uffici dipartimentali. La politica (Presidente della Commissione sport e Assessore allo sport) stabilisce come obiettivo prioritario per l’amministrazione il rispetto delle tempistiche nel portare a conclusione le procedure di cui ha la responsabilità.

Questo non significa che da domani tutto funzionerà alla perfezione, anzi siamo perfettamente consapevoli saranno necessari ancora molti mesi per portare a regime la macchina, selezionare il personale che ha voglia di impegnarsi e formarlo (il Dipartimento sport deve diventare una struttura efficiente, chi non se la sente sarà allontanato).

Le procedure per le quali abbiamo chiesto di procedere a standardizzazione sono le seguenti:

1. procedure per la rideterminazione della durata della concessione in virtù di lavori autorizzati ed effettuati in passato (art. 22, co. 1, della D.A.C. n. 11/2018);
2. procedure per la rideterminazione della durata della concessione in virtù di lavori previsti nei bandi e non ancora effettuati (art. 22, co.3, della D.A.C. n. 11/2018);
3. procedure per l’affidamento degli impianti con concessioni scadute o in scadenza, tramite partenariato pubblico privato (art. 15 della D.A.C. n. 11/2018);
4. procedure per l’affidamento degli impianti con concessioni scadute o in scadenza, tramite procedure ad evidenza pubblica diverse dal partenariato pubblico privato (D.A.C. n. 11/2018);
5. procedure per l’autorizzazione di lavori presso gli impianti con concessioni in corso che non comportano modifiche contrattuali (art. 13 della D.A.C. n. 11/2018);
6. procedure per l’autorizzazione allo svolgimento di eventi presso gli impianti con concessioni in corso (art. 9 della D.A.C. n. 11/2018).

Il nostro obiettivo è che non vi sia incertezza nelle tempistiche delle risposte date dall’Amministrazione alle istanze presentate da concessionari, ex concessionari e nuovi soggetti. Il rispetto dei tempi nella conclusione delle procedure sarà il misuratore della produttività della struttura e, di conseguenza, degli incentivi economici dati a dirigenti, funzionari e tecnici del dipartimento. Per la prima volta, nel Dipartimento sport, gli stipendi del personale saranno proporzionali alla efficienza nel portare a conclusione le pratiche.

Come ho scritto all’inizio, questo non significa che da domani la struttura sarà perfettamente efficiente. Sono ancora presenti enormi criticità negli iter amministrativi sopra individuati. Questo è lo stato dell’arte attuale:

1. procedure ex art. 22, co. 1, della D.A.C. n. 11/2018: per gli impianti di competenza dipartimentale è stata definita una procedura articolata in diverse fasi, in base alla quale è possibile monitorare lo stato di avanzamento dei lavori e prevederne i tempi di conclusione, pertanto appare avviata la pianificazione sul tema; per gli impianti di competenza municipale è stata inviata una nota al Direttore Generale per segnala re le difficoltà degli uffici municipali e la necessità di intervenire per giungere ad una gestione omogenea delle istanze;
2. procedure ex art. 22, co.3, della D.A.C. n. 11/2018: occorre definire una procedura standard in base alla quale possano essere previsti i tempi per ciascuna singola fase;
3. procedure ex art. 15 della D.A.C. n. 11/2018: si stima che per concludere un partenariato pubblico privato siano necessari almeno 18/24 mesi. Occorre però definire una procedura standard in base alla quale possano essere previsti i tempi per ciascuna singola fase (dal momento dell’acquisizione di un progetto presentato da terzi fino all’aggiudicazione definitiva);
4. procedure ad evidenza pubblica diverse dal PPP: considerando come esempio in tal senso il bando per la Piscina di via Taverna, che è stato elaborato in circa due anni, al fine di ottimizzare i tempi di istruttoria dei procedimenti (costituzione della commissione, pubblicazione di una graduatoria provvisoria, aggiudicazione definitiva) occorre, anche per questa, casistica definire una procedura standard;
5. procedure ex art.13 della D.A.C. n. 11/2018: attualmente si prevede che le istanze vengano gestite dai tecnici in base al Municipio di competenza dell’impianto, modalità che rischia di comportare disomogeneità di trattamento e di tempi poiché il referente per ogni singolo procedimento è solo uno e, se va in ferie o si ammala per lunghi periodi, le istruttorie si rallentano. Nella seduta di commissione del 4 luglio scorso, ad esempio, un concessionario ha riferito che il proprio referente rientrerà dal congedo ordinario a settembre e la sua pratica è bloccata per due mesi. Si riscontra incertezza da parte dei concessionari sui tempi delle singole fasi: dal momento di presentazione dell’istanza alla conclusione del procedimento passano molti mesi, durante i quali i soggetti richiedenti non vengono aggiornati sullo stato di avanzamento lavori. Va pertanto organizzato l’ufficio al fine di codificare una procedura che dia certezza di tempi e esito del procedimento;
6. procedure ex art. 9 della D.A.C. n. 11/2018: come per il punto precedente, il metodo di un singolo referente territoriale non appare efficiente. In commissione è stato evidenziato il caso di un concessionario che ha presentato, a inizio maggio, istanza di autorizzazione per svolgere un evento previsto a inizio giugno. La risposta positiva da parte degli uffici preposti è arrivata solo nel mese di luglio, impedendo l’organizzazione dell’evento stesso nonostante fosse una manifestazione che già era stata organizzata senza impedimenti nei precedenti anni.

A queste sei procedure afferenti al nuovo Regolamento si devono aggiungere le procedure per l’erogazione di contributi economici per la promozione sportiva del Comune (D.C.C. n. 264/2003): la criticità evidenziata dai soggetti che hanno partecipato al bando non è tanto la lunghezza dei tempi, comunque segnalata da tutti, quanto piuttosto l’incertezza degli stessi. Purtroppo molti eventi non hanno potuto avere concreta organizzazione perché le informazioni sugli esiti del bando sono state rese disponibili troppo tardi. Sulla base dell’esperienza di quest’anno occorre predisporre uno schema per poter aggiornare i partecipanti al bando sullo stato di avanzamento delle pratiche e una previsione sulla data di erogazione dei contributi.

C’è ancora molto da fare ma una cosa è certa: mai nessuno si era spinto così avanti nell’organizzare il Dipartimento in maniera funzionale al raggiungimento di questi risultati.

Grazie a due anni di lavoro, oggi ci siamo riusciti e d’ora in poi non si tornerà mai più indietro.